Искусство экономии: как грамотно снизить расходы на мероприятия.
10 мин. 
Основной понятный тренд в бизнесе многих компаний в России последние несколько лет — это тотальная экономия.
Потребность в бизнес-ивентах никуда не делась. Это по-прежнему один из ключевых каналов продаж, основной инструмент внутренних коммуникаций и важная часть публичного лица бренда. По данным открытых исследований, спрос на деловые мероприятия в России в первом полугодии 2023 года вырос на 20% по сравнению с тем же периодом 2022-го, и эта тенденция продолжается. Наиболее востребованные форматы сегодня — форумы и семинары, как собственные конференции брендов, так и отраслевые сборные события.
При этом только за 2022–2023 годы цены на кейтеринг, аренду площадок, оборудование и работу специалистов в среднем выросли на 30–40%.
В агентстве iMARUSSIA! мы регулярно слышим примерно одинаковый запрос: «Нужно стильное, технологичное мероприятие. Но бюджет ограничен». С таким запросом приходят не только небольшие компании, но и крупные игроки. Именно это постоянно держит в тонусе и заставляет мыслить иначе: как не потерять качество и при этом найти, где разумно сократить затраты.
Два правила, с которых всё начинается.
Первое: ещё на старте чётко сформулировать цель мероприятия. Именно через неё строится вся концепция ивента, и именно она позволяет держать фокус и не тратить бюджет на то, что не работает на результат.
Второе: сразу выделить в смете те направления, где компромисс допустим, и работать с экономией именно там — не размазывая её по всему проекту.
Площадка: где прячутся скрытые расходы.
Площадка — почти всегда один из самых затратных пунктов сметы. И дело не только в очевидных статьях аренды.
Гнаться за самыми дешёвыми лофтами или залами не стоит. На бюджетной локации чаще всего всё придётся строить с нуля: нет нормального оборудования, нет мебели, нет сцены. Добавьте расходы на декор, дополнительную аренду, доставку — и в итоге такой вариант нередко оказывается дороже, чем готовое решение в конференц-зале отеля 4–5 звёзд.
Выездные загородные мероприятия остаются популярным форматом: считается, что они лучше погружают в рабочий процесс и оставляют время на вечерний нетворкинг. Но если программа плотная и большую часть времени люди всё равно проводят в конференц-залах — стоит рассмотреть аналогичную площадку в городе. Это позволит убрать из сметы целый блок логистических расходов.
Важно учитывать сезонность. Летом загородные площадки, как правило, дороже городских. Зимой картина обратная: отель с низкой загрузкой охотно предложит специальные корпоративные условия.
Онлайн-ивент — полноценный рабочий формат. Потребуются расходы на хорошую студию и технику для качественной картинки, зато из сметы уходит целый блок: аренда большой площадки, логистика гостей и сотрудников, дорогостоящий кейтеринг. Ряд компаний уже перешли в этот формат вместе с нами и продолжают эффективно решать бизнес-задачи, но с принципиально другим бюджетом.
Дата имеет значение.
При планировании даты стоит ориентироваться на будние дни с понедельника по четверг, особенно в периоды межсезонья. Конференция во вторник в ноябре в Москве может обойтись в среднем на 30% дешевле, чем в пиковую пятницу. А за бронирование в понедельник у площадки вполне можно попросить дополнительную скидку.
Раннее бронирование — норма для тех, кто думает об экономии. Самые выгодные варианты по соотношению цены и качества разбирают первыми. В начале августа новогодние даты на популярных площадках уже бывают распроданы — это больше чем за пять месяцев. Плюс площадки индексируют цены ежегодно, а иногда и раз в полгода: раннее бронирование защищает от этого роста.
«Экономия на мероприятии начинается не в день согласования сметы, а за несколько месяцев до него. Кто делает всё заранее — тот и сэкономит больше всего»
Антон Савелюк, основатель iMARUSSIA!Вместо бумаги — технологии.
С 2022 года цены на типографские услуги в России выросли в два-три раза: сказалось отсутствие аналогов европейским расходникам и комплектующим для оборудования. Срок жизни бумажной «раздатки» на большинстве мероприятий — несколько минут. Переплачивать за это не имеет смысла.
Удобная альтернатива: PDF-буклет, отправленный через Telegram-канал мероприятия или мессенджер, сайт ивента или мобильное приложение. Это не просто дешевле. Это практичнее: можно в любой момент внести правки в расписание, заменить спикера, обновить информацию. Экстренная перепечать накануне ивента обходится в разы дороже обычной или вообще невозможна.
Если полностью отказаться от печатной продукции нельзя, закладывайте на её изготовление от трёх недель до двух месяцев.
Контентная часть: делим на полезное и атмосферное.
Контент на ивенте можно разделить на две части: деловой (за него отвечают спикеры) и развлекательный (за него отвечают приглашённые артисты).
Для внешних мероприятий бренда стоит рассмотреть привлечение партнёров из смежных отраслей, которым интересна ваша аудитория. Это открывает возможности для кросс-промо и разделения части расходов.
Полностью отказываться от развлекательной программы не рекомендуем. Она создаёт атмосферу, расслабляет гостей и запускает неформальное общение, которое часто ценят больше самой деловой части. Для музыкального сопровождения стоит обратить внимание на новое поколение молодых артистов и кавер-групп. У них нет позиций в топ-10 рейтингов, зато есть главное: талант, энергия и умение работать с аудиторией.
Безалкогольная вечеринка: не компромисс, а концепция.
Убрать алкоголь из программы — решение, которое хорошо экономит бюджет. Особенно это актуально для дневных конференций и семинаров: спрос на спиртное в обед невысок, а стоимость качественного алкоголя весомая.
Безалкогольная вечеринка сегодня — это не отказ от чего-то, а вполне самостоятельная концепция, которую легко обыграть в актуальном тренде заботы о здоровье. Если полностью убрать алкоголь из программы нельзя, его выбор можно существенно сократить.
На чём экономить нельзя.
Даже самый сильный ивент могут сорвать два пункта, на которых решили сэкономить: команда проекта и технический продакшн.
Мы периодически сталкиваемся с желанием сделать это самостоятельно, взять техническую компанию «попроще» или арендовать самое доступное оборудование, найденное в интернете. Комбо, которое кажется выгодным. Но только до дня мероприятия.
От команды — продюсера, проджект-менеджера, технического директора, режиссёрско-постановочной группы — напрямую зависит, насколько правильно и своевременно будет реализован проект, не случится ли перерасход из-за ошибочных решений, не сорвутся ли сроки.
Технический продакшн — это лицо ивента. Как выглядит презентация на экране, что видят зрители онлайн-трансляции, слышен ли чистый звук, правильно ли подсвечен спикер — любые технические накладки выглядят непрофессионально. Иногда фатально.
«Есть два типа экономии на ивенте. Первая — умная: выбрать правильную дату, убрать лишнее, найти надежного и долгосрочного партнёра. Вторая — более опасная: срезать на команде и технике. Первая сберегает деньги. Вторая увеличивает расходы.»
Антон Савелюк, основатель iMARUSSIA!Вывод:
Главное правило финала: командный брифинг перед проектом.
Важно, чтобы вся команда работала в единой системе координат: каждый понимает цель ивента, свою зону ответственности и то, что именно от него зависит. Особенно важен общий созвон или встреча перед стартом, где каждый проговаривает свой блок.
Именно это позволяет избежать неприятных сюрпризов в день Х — срочной аренды чего-то, экстренной печати, незапланированных закупок, которые больно бьют и по бюджету, и по нервам всех участников процесса.
Похожие материалы
Участник ассоциации организаторов мероприятий
заявку
проект